هل تساءلت يوماً عن كيفية رفع مستوى الإنتاجية في منظمتك من دون تكلفة مالية باهظة؟ 

وهل فكرت يوماً كيف توظف كل ماهو حولك من خدمات تقنية في صالح مشروعك وأهداف منظمتك؟ 

هنـــاك العديد من الخدمات التي تقدمها جوجل Google وهي كفيلة بحل جزء كبير من المهام وإيجاد أفضل الطرق الإحترافية لأداء المنظومة.

وسنتحدث في مقالنا عن أبرز خدمات جوجل Google والتي تفيد المنظمات في رفع إنتاجيتها:

أولاً:جوجل وورك سبيس Google Workspace 

كان Google Workspace يُعرَف سابقًا بإسم G Suite وهي حزمة من إنتاجية الحوسبة السحابية تضم العديد من التطبيقات الشائعة فهي تجعل العمل الجماعي كعمل شخص واحد ومن مزاياها:

1. المشاركة والتخزين.

من خلالها تستطيع مشاركة جميع المستندات والملفات مع أعضاء الفريق في لحظة واحدة والوصول لها من أي مكان وبأي جهاز,

2.تحديث البيانات بشكل دوري.

عن طريق تقويم قوقل مثلاً يمكن للمدراء من إعداد جدول زمني للإجتماعات،جلسات العصف الذهني،النقاشات ويمكن للموظفين الإطلاع عليه بشكل دوري لمتابعة المستجدات.

3.الحماية والأمان.

يمكنك حماية بياناتك باستخدام خيارات الأمان مثل: ميزة “التحقّق بخطوتين” وخدمة “الدخول الموحّد.

كما تتضمّن الخطط أدوات التعاون:

1. جي ميل Gmail.
2.  إجتماعات جوجل Google Meet.
3.  جوجل درايف  Google Drive .
4.  مستندات Google.
5.  جداول بيانات Google.
6.  والعروض التقديمية من Google … وغيرها.

بإمكانك أيضا أن تستفيد من التجربة المجانية و التي طرحتها قوقل لمدة 14 يوماً لجميع الخطط قبل الإشتراك بها.

ثانياً:نطاق جوجل Google Domain  

عندما تشترك في أحد منتجات Cloud Google مثل Google Workspace كما ذكرنا أعلاه يمكنك أن تنشئ نطاق خاص بمنظمتك ليتسنى لك ربط كل حسابات موظفيك وللحصول على ذلك

(your company.com@) تستطيع إنشاؤه عن طريق Google Domain كما هو ظاهر بالصورة:

ثالثاً:جوجل درايف Google Drive

خدمة سحابية يمكنك من خلالها إنشاء المستندات,العروض التقديمية, رفع الصور ,والمقاطع بالاضافة إلى نماذج جوجل Google بحيث توفر المساحة على جهازك وتضمن لك:

1.  سهولة الوصول لملفاتك من مقر العمل أو عن بعد.
2. ضمان مشاركة الملفات مع أعضاء الفريق مع التعديل عليها في وقت واحد.
3. تدعم برامج مايكروسوفت microsoft بحيث يمكن تحويل ملفات الدرايفر Driver وتنزيلها.

رابعاً:مستندات جوجل Google sheets 

يمكنك إنشاء جداول البيانات، عمل القوائم، إدارة الميزانيات، الرسوم البيانية، تحليل البيانات والعمليات الحسابية.

مما يساعد المنظمات لإستخراج الإحصائيات  الدقيقة وتتمكن من إتخاذ القرارات الصحيحة وهنا بعض من مزايا مستندات جوجل Google sheets :

1. المشاركة والتعاونية

يمكنك منح موظفيك الأذونات للتعديل على جداول البيانات ومتابعة التحديثات دون الحاجة لتواجدهم بمقر واحد.

2. التكامل والترابط.

كأحد الخصائص التي تميز جوجل Google هي التكاملية فعند عمل إستطلاع من خلال نماذج جوجل Google Forms نجد أنها  تعمل بسلاسة تامة مع  مستندات جوجل  Google sheets بحيث تنقل التعليقات إليها مباشرة ومن ثم  العمل على مراجعتها وتحليلها,بالإضافة لتوافقها المرن مع ملفات Microsoft.

3.الحماية والأمان

بالرغم من سهولة الوصول لجداول البيانات والتعديل عليها إلا أن هناك صلاحيات تضمن حمايتها بحيث يمكن تحديد صلاحية الدخول للموظف الواحد أو على مستوى القسم أو على مستوى نطاق المنظمة.

كما يمكن تحديد تواريخ انتهاء صلاحية المحتوى الخاص بك وإيقاف خيارات التنزيل أو النسخ أو الطباعة لمتعاونين مُحدَّدين،مع ضمان حفظ جداول البيانات بشكل تلقائي.

خامساً:اجتماعات جوجل Google Meet

إجتماعات قوقل Google Meet لإجراء اجتماعات افتراضية مع فريق العمل و من مزاياها :

1.  إجراء اجتماعات تتراوح مدتها 60 دقيقة لكل إجتماع يضم أكثر من 3 مشتركين دون إنقطاع و بانسيابية تضمن سير العمل،
2. تتميز بأنها متكاملة مع مجموعة الخطط جوجل وورك سبيس Google Workspace بالإضافة لخاصية إلغاء الضوضاء والتي تم تطويرها على عدة مراحل.
3. يمكنك عمل اجتماعاتك بإنشائها مباشرة من البرنامج أو من خلال جدولتها مع تقويم جوجل أو من خلال تطبيقات جوجل الموجودة بــ جي ميل Gmail كما هو موضح بالصورة أدناه.
4. إرسال الدعوات عبر الإيميل تحتوي على رابط الدعوة أو احداثيات الموقع مع معلومات عامة عن الإجتماع بالإضافة إلى تنسيق مواعيد التذكير والتنبيهات التلقائية

سادساً:Blogger بلوجر

خدمة مجانية،تمكن المنظمات من التدوين بشتى أنواعه و وتتلخص في:

1. يمكن بناء سلسلة من الدورات التعليمية المصورة لشرح تقنيات جديدة للمنظمة مما يطور من التعليم الذاتي لدى الموظفين وتكون مرجعاً يستفاد منه.
2. يمكن من خلالها رفع الإجتماعات الفائتة  كي يتنسى حضورها أو التقارير المفصلة لتعاقدات جديدة لطرحها ومناقشتها مع موظفيك,فهي تدعم كل أنواع المحتوى. 
3.  يمكن من خلالها تعزيز العلاقة مع الموظفين من خلال التفاعل مع فريقك بمناسباتهم الخاصة كما يمكن كتابة عرض مفصل للمناسبات الرسمية للمنظمة.

سابعاً:نماذج جوجل Google Forms

يمكن من خلالها عمل استبانة على مستوى الأفراد أو المنظمات تقيم فيها العملاء أو الموظفين أو المنتجات,وتعرض البيانات بطريقة تحليلية وبيانات رسومية تضمن صحة المدخلات وبمظهر جذاب لمتلقيها.

ثامناً:مهارات جوجل

خدمة تتيح للمشتركين بالإشتراك في الدورات المطروحة بمجالات متعددة ومن دون أي رسوم إضافية وباللغة العربية ،والحصول على شهادة معتمدة,وبما يتواكب مع موضوع مقالتنا ، إليك دورة زيادة الانتاجية في العمل والتي تساهم في تحسين إدارة الوقت وترتيب الأولويات.

لاتقتصر الخدمات من شركة جوجل على هذه فحسب بل هناك الكثير  حيث إن الإدارة والتقنية خطان يسيران باتجاه واحد وكلاً منهما مكمل للآخر والعالم الرقمي متغير فاليوم فيه لايشبه أمسه وما يثقل كاهلك في شأن من شؤون إدارتك تجد بالغد أن جوجل تقدمها لك على طبق من ذهب.

المراجع

• 1
• 2