أفضل 8 ممارسات لتنفيذ خطة للعناية بالمتبرعين

بعد أن تعرفنا في المقال السابق على الأساسيات التي تساهم في بناء استراتيجية رعاية المتبرعين، نتعرف في هذا المقال على مجموعة من أفضل 8 ممارسات لتنفيذ خطة للعناية بالمتبرعين، تضمن دعم المتبرعين وتحفزهم على المشاركة المستمرة في مسيرتك الإنسانية.

أفضل 8 ممارسات تساعدك في تنفيذ خطة رعاية فعالة:

1 . إنشاء فريق لرعاية المتبرعين

تتطلب كل خطة فريقًا متكامل لتنفيذها بنجاح. قم بتشكيل فريق يتولى جهود رعاية المتبرعين، مع التأكد من أن لكل فرد دورًا محددًا بوضوح.

يعتمد تكوين فريق رعاية المتبرعين على حجم فريق العمل في منظمتك، وقد يشمل الأفراد المذكورين في المخطط أدناه.

مدير علاقات المتبرعين:

يقود الفريق في تنفيذ جهود الرعاية، ويشرف على استراتيجيتك على أعلى مستوى، ويقدم الدعم لأعضاء الفريق الآخرين.

مسؤول التبرعات الكبرى:

يركز على بناء العلاقات مع كبار المتبرعين.

أعضاء مجلس الإدارة:

يمكنهم الاجتماع بالمتبرعين ذوي التأثير الكبير، والمساهمة في جهود التقدير، والعمل كسفراء لمنظمتك

المتطوعون:

يمكنهم دعم جهود الرعاية من خلال المساعدة في كتابة وإرسال رسائل الشكر أو الاتصال بالمتبرعين لشكرهم.

من المهم التأكد من أن كل عضو في الفريق يفهم دوره في دعم جهود الرعاية لضمان أن يكون الجميع على اتفاق

وألا يكون هناك تداخل أو فجوات في المسؤوليات.

2. إعداد جدول تواصل منتظم

حدد جدولًا واضحًا للتواصل يحافظ على إطلاع المتبرعين على المستجدات خلال عملية الرعاية، دون إرسال عدد كبير من الرسائل في فترة قصيرة،

مما قد يؤدي إلى إغراق صندوق البريد الوارد لديهم.

استخدم تحليلات منصات التسويق عبر البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي لتحديد الأوقات التي يكون فيها الداعمون أكثر تفاعلًا.

يمكن أن تساعدك هذه البيانات في تحديد الفواصل الزمنية المناسبة بين رسائل التواصل مع المتبرعين.

كما يجب أن تصف رسالتك الأولى للمتبرع مهمة المنظمة ومشاريعها وأهدافها.

أما رسائل المتابعة، فيجب أن تتضمن معلومات إضافية حول كيف تمت الاستفادة من تبرعهم، وأسباب تقديرك لدعمهم، والأهداف المستقبلية للمنظمة.

باستخدام مزود بريد إلكتروني متكامل مع قاعدة بيانات المتبرعين، يمكن أتمتة رسائل التواصل مع المتبرعين بناءً على موقعهم في عملية الرعاية،

مما يضمن تواصلًا منتظمًا مع المتبرعين وتوفيرًا لوقت فريق المنظمة.

3. صنع صورة ذهنية إيجابية

عند التواصل مع المتبرعين الجدد لأول مرة، ذكّرهم بما تفعله ولماذا تبرعهم مهم. أثناء ذلك، اترك انطباعًا إيجابيًا لديهم من خلال:

الرد على الهاتف عندما يتصل المتبرعون، وإعادتهم الاتصال في أسرع وقت ممكن إذا فاتتك مكالمتهم.
الترحيب بالزائرين عند قدومهم إلى مكتبك، وإظهار كيف يعمل فريقك على استثمار تبرعاتهم بفعالية.
التعرف على المتبرعين في الفعاليات.
التعرف على المتطوعين.
التفاعل مع داعميك على وسائل التواصل الاجتماعي.

من خلال إبقاء المتبرعين على اطلاع دائم بعملك وضمان أن تكون جميع تفاعلاتك معهم إيجابية،

ستتمكن من بناء علاقات أعمق وأكثر أصالة معهم. سيساعدك ذلك في الحصول على تبرع ثانٍ منهم، ومن المحتمل أن يستمر دعمهم لسنوات قادمة.

4. تطبيق تصنيف المتبرعين

تصنيف المتبرعين هو أسلوب يتم فيه تجميع الداعمين بناءً على خصائص مشتركة. يتيح لك هذا النهج إنشاء تجربة أكثر تخصيصًا للمتبرعين دون الحاجة إلى قضاء وقت طويل في إعداد رسائل فريدة لكل شخص يتفاعل مع منظمتك.

كما يسمح لك تصنيف المتبرعين ببصياغة محتوى قريب من المتبرع ويكون التفاعل معه أعلى،مما يُظهر لهم أنك تهتم بربطهم بالفرص التي تتماشى مع اهتماماتهم ودوافعهم.
يمكنك إنشاء تصنيفات للمتبرعين بناءً على المعايير التالية:

تكرار التبرع:

يكون تصنيف المتبرعين بناءً على عدد مرات تبرعهم، مثل المتبرعين السنويين، الشهريين، أو المتبرعين لأول مرة

حداثة التبرع:

يتم تصنيف المتبرعين بناءً على آخر مرة قدموا فيها تبرعًا.

نوع التبرع:

تصنيف المتبرعين بناءً على طريقة تقديم التبرع، مثل التبرعات عبر حملات جمع التبرعات من الأصدقاءبرامج التبرع الشهري، النماذج الإلكترونية للتبرع، أو التبرعات البريدية, وغيرها.

قيمة التبرع:

عملية تصنيف المتبرعين تتم بناءً على حجم تبرعاتهم، مثل المتبرعين الكبار، متوسطي التبرع، أو المتبرعين بمبالغ صغيرة.

دوافع التبرع:

تصنيف المتبرعين بناءً على الأسباب التي دفعتهم للتبرع، والتي يمكن تحديدها من خلال الحملة أو النداء الذي ألهمهم للتبرع.

حدد الفئات الأكثر ملاءمة لمنظمتك، ثم أنشئ رسائل شخصية وذات صلة لكل فئة.

5. تنويع منصات التواصل مع المتبرعين

ينبغي أن تتواصل مع المتبرعين عبر مجموعة متنوعة من المنصات لضمان تفاعل فعال.

كما تعتمد استراتيجية رعاية المتبرعين الناجحة على استخدام القنوات الرقمية والتقليدية.

المنصات والقنوات التي يمكنك استخدامها للتواصل مع المتبرعين:

وسائل التواصل الاجتماعي (فيسبوك، لينكد إن، إنستغرام، وغيرها)
البريد الإلكتروني
المكالمات الهاتفية أو الرسائل النصية
البريد العادي
اللقاءات الشخصية

قم بتتبع جهود التواصل مع المتبرعين باستخدام قاعدة بيانات المتبرعين.

سيساعدك هذا على تحديد القنوات الأكثر فاعلية وتعديل استراتيجيتك بناءً على البيانات.

6.إظهار استخدام التبرعات بالشكل المتوقع

عندما يتبرع الأشخاص لمنظمتك، فإنهم يتوقعون أن تُستخدم تبرعاتهم وفقًا لما وعدت به في رسائلك أو على صفحة التبرعات بمنصة التبرع.

على سبيل المثال، إذا ذكرت أن التبرع سيُستخدم لدعم برنامج المتطوعين أو لشراء معدات جديدة لمركز مجتمعي،

فتأكد من تنفيذ ذلك وأبلغ المتبرعين عند تحقيقه. هذه الشفافية تبني الثقة بين منظمتك والمتبرعين، مما يشجعهم على تقديم المزيد من الدعم في المستقبل.

7. طلب ملاحظات المتبرعين

إحدى الطرق لتعزيز ولاء المتبرعين هي إظهار تقديرك لآرائهم من خلال طلب ملاحظاتهم وتنفيذ التغييرات المعقولة التي يقترحونها، (طالما أنها تتماشى مع رسالتك وتُحسن استغلال الموارد).

8. خلق لحظات لا تُنسى للمتبرعين

يمكنك إرسال استطلاعات رأي دورية للمتبرعين لسؤالهم عن آرائهم حول كيفية تحسين فعاليات جمع التبرعات أو الطريقة التي يفضلون التواصل بها معك في المستقبل.

إليك بعض الطرق لخلق لحظات لا تُنسى للمتبرعين:

أرسل لهم رسالة شكر مؤثرة عندما لا يتوقعونها قم بإرسال فيديو شكر خاص، أو بطاقة شكر من المتطوعين أو المستفيدين. قم بذلك بشكل مفاجئ، وليس فقط بعد التبرع، ليشعروا بأنك تقدرهم ليس فقط بسبب تبرعهم.

أظهر للمتبرعين أنهم جزء أساسي من منظمتك عبر إرسال بطاقة تهنئة بريدية بمناسبات الاعياد او تهنئة رمضان مثلا أو الاتصال بهم مما يشعرهم أن منظمتك على تواصل دائم معهم.

قدم هدية غير متوقعة. اجعل المتبرعين يشعرون بتقديرك من خلال إرسال هدية صغيرة، مثل ، ملصق يحمل شعار منظمتك، زجاجة ماء بشعار منظمتك ، أو كتيب خصومات لمتاجر محلية أو درع بسيط. هذه اللفتات الصغيرة تساهم في بناء علاقة شخصية مع المتبرعين وتعزز ارتباطهم بمنظمتك.